Você pode achar a contabilidade chata.

Você provavelmente está certo.

Mas você sabe o que é pior do que algo chato?

Sua empresa falha porque você não pode lidar com suas finanças. Ou pior: Você perdeu dinheiro porque simplesmente não viu a massa.

Isso aconteceu com Ben Brown .

Ben recebeu muitos pedidos após o lançamento de sua Shopify-Shop: "Tudo começou bem (pelo menos foi o que eu pensei!) … Não foi até que eu fiz todos os pedidos que percebi meu erro: eu teria calculado os custos de envio incorretamente. "

Ele temia que os compradores pudessem deixar seus carros assim que vissem os custos postais e de embalagem e, portanto, oferecessem frete grátis para todos os seus produtos.

"Quando paguei minha transportadora pela entrega, na verdade perdi dinheiro" ele diz .

* Opa *

Felizmente, Ben se recuperou. Mas você não prefere evitar situações catastróficas como estas nos seus negócios?

Com algumas habilidades básicas de contabilidade, você pode monitorar facilmente o desempenho da sua empresa, evitar erros e fazer alterações informadas para melhorá-lo.

Aprenda sobre contabilidade e ferramentas contábeis neste artigo.

Mergulhe!

O que é contabilidade?

A contabilidade é a coleta e organização regulares de dados financeiros. Isso pode ser para um indivíduo, uma empresa ou algum outro tipo de organização. Ele garante que as informações financeiras sejam abrangentes, atualizadas e acessíveis.

  O que é contabilidade?

A contabilidade inclui atividades como:

  • lançando faturas de vendas e de rastreamento.
  • Monitorando demandas.
  • Faturamento de clientes para mercadorias vendidas ou serviços prestados.
  • Revise e colete faturas de fornecedores.
  • Pagamento de faturas de fornecedor.
  • Criando folha de pagamento e processando relatórios governamentais.
  • Registrando depreciação.
  • Criando relatórios financeiros precisos.

Hoje, a maioria dos contadores usa software online.

No entanto, o conhecimento da contabilidade financeira básica é necessário para a contabilidade.

Por que a contabilidade é importante?

Nicole Fende autora de Como se tornar uma estrela do rock financeira disse: "Muitas pequenas empresas preferem enfrentar uma horda bárbara furiosa do que se preocupar com sua declaração de fluxo de caixa".

  Finanças Rock Star torna-se Rock Star

Pode até ser você.

"Não importa em que negócio você esteja, a capacidade de entender seus livros é fundamental", diz Lita Epstein autora de . Kit de contabilidade para manequins .

Os proprietários de pequenas empresas geralmente são ótimos para atrair novos clientes ou desenvolver novos produtos ou serviços, mas muitos não ficam de olho nos dados financeiros fundamentais.

Então vai para o sul.

As empresas sem clareza financeira geralmente enfrentam problemas de liquidez, fazem grandes dívidas, esquecem de faturar clientes ou pagam contas muito tarde e aplicam multas.

Scott Scharf fundador do Catching Clouds um serviço de contabilidade para empresas de comércio eletrônico, indica que a maioria de seus clientes não sabe se são lucrativos .

"Você não tem certeza, e há uma grande diferença entre ter dinheiro no banco e perguntar se sua empresa é lucrativa ou não." Eles simplesmente não sabem onde estão e há muito estresse quando não sabem.

  Interceptando nuvens

Manter o controle de suas finanças é fundamental para o sucesso comercial a longo prazo [19659008].

"Se você reservar um tempo para aprender a ler e entender seus livros, poderá obter uma excelente imagem de como é bom", diz Lita Epstein .

"Além disso, você recebe muitas informações ao longo do ano para poder testar o sucesso financeiro de suas estratégias de negócios e, se necessário, fazer correções de curso no início deste ano para garantir que você atinja suas metas de ganhos no final do ano." [19659002] Vendeu? Ok, a seguir:

O que os contadores estão realmente fazendo?

Os contadores usam muitos dos mesmos métodos de contabilidade financeira que os contadores. Isso inclui coletar, organizar e rastrear recibos, faturas e outros detalhes da transação.

Hoje, a maioria dos contadores usa software de contabilidade para rastrear e entender os números. (Familiarize-se com as três melhores ferramentas de software de contabilidade on-line.)

No entanto, isso não é o que todos os contadores fazem.

Contadores profissionais são responsáveis ​​por toda uma gama de tarefas, além da entrada simples de dados. Você tem amplo conhecimento de software de contabilidade financeira e deve treinar

  • membros de sua equipe no uso de software para contabilidade comercial, para garantir que cada transação seja registrada adequadamente no lado financeiro da empresa.
  • Melhore o fluxo de trabalho financeiro da sua organização adicionando, por exemplo, ferramentas de ponto de venda (POS). .
  • Otimize seus serviços de folha de pagamento para melhorar a maneira como as pessoas pagam.
  • Rastreie juros, investimentos e depreciação.
  • Reserve dinheiro para impostos.
  • Rastreie faturas e procure devedores para pagamento.
  • Prepare relatórios financeiros para seu contador quando a estação do imposto se aproxima.
  • E mais!

Conclusão: os contadores mantêm as finanças da sua empresa funcionando sem problemas, para que você possa se concentrar em atender os clientes e em trazer os resultados .

Contabilidade vs. 19659021] Se você é proprietário de uma pequena empresa, pode se perguntar se precisa de um contador ou de um contador – ou de ambos.

E agora que você entende a necessidade de contabilidade, pode estar se perguntando: "Como a contabilidade difere da contabilidade?" 19659002] Boa pergunta.

As palavras "contador" e "contador" são frequentemente usadas de forma intercambiável. No entanto, existem algumas diferenças importantes que determinam as principais responsabilidades de cada função.

Contabilidade é um subconjunto da contabilidade.

Um contador, um contador profissional ou um funcionário da empresa podem cuidar da sua contabilidade.

Se você acabou de iniciar um negócio provavelmente é você também quem faz a contabilidade.

Isso não é algo ruim. Quando você inicia um novo negócio, é crucial que você conheça sua situação financeira. O que poderia ser melhor do que fazer a contabilidade sozinho?

Em essência, os contadores cuidam do trabalho financeiro diário.

Eles fornecem relatórios financeiros detalhados e precisos e usam essa clareza financeira para tomar decisões de negócios informadas.

Os contadores são especialistas financeiros

Os contadores geralmente são membros qualificados e registrados de uma associação estatutária. Eles geralmente têm títulos como CPA (Certified Public Accountant) ou CA (Chartered Accountants).

Dessa forma, você pode cobrar muito dinheiro.

Esses especialistas usam contas fornecidas pelo contador. Eles se concentram na análise das transações para fornecer consultoria financeira.

Eles também usam as informações nas contas para registrar declarações de impostos e outros relatórios.

À medida que os contadores realizam suas tarefas financeiras do dia-a-dia, os contadores costumam pegar um banco traseiro trimestralmente para dar conselhos e fazer ajustes.

O infográfico a seguir resume contabilidade e contabilidade:

  Contabilidade e contas

8 Contas contábeis importantes

Agora que você entende a necessidade de contabilidade e explica como ela se relaciona com a contabilidade relacionados.

"Toda conta tem seu objetivo na contabilidade, mas certamente nem todas as contas são criadas da mesma forma", diz Epstein . "Para a maioria das empresas, algumas contas são mais importantes que outras."

Para obter um entendimento sólido da sua situação financeira, é importante conhecer as diferentes contas que seu contador usará. Dessa forma, você pode tomar melhores decisões e aumentar a eficiência dos seus negócios.

Abaixo está um breve resumo das oito principais contas contábeis descritas por Epstein em Accounting for Dummies . ,

  Contabilização de manequins

1. Pagamento em dinheiro

Todas as transações comerciais devem ser processadas através da conta em dinheiro. De fato, isso é tão importante que os contadores costumam usar dois diários para rastrear a atividade (recebimentos e saídas de caixa).

Todo o dinheiro recebido ou enviado deve ser devidamente registrado na conta de caixa.

. 2 Vendas

Ah, vendas – a conta favorita de qualquer pessoa.

Esta conta permite acompanhar todas as receitas das vendas de seus produtos ou serviços.

Epstein observa que "vender de maneira oportuna e precisa é um trabalho crítico; caso contrário, você não saberá quanto receita foi obtida a cada dia. "

. 3 Contas a receber

Esta é a conta que você usa para rastrear todo o dinheiro em dívida pelos clientes .

"É importante manter as contas a receber atualizadas para garantir que você envie faturas oportunas e precisas aos clientes", escreve Epstein.

É particularmente importante quando você vende produtos ou serviços a crédito.

Para evitar problemas de fluxo de caixa, é importante saber quando você espera receber o dinheiro devido a você. Além disso, não esqueça de coletar seu dinheiro devido !

. 4 Inventário

Se você não sabe quanto estoque tem, está em grande dificuldade, meu amigo.

Portanto, você precisa acompanhar e rastrear com precisão seu inventário.

"Seu contador contribui para esse processo mantendo registros precisos de estoque em uma conta de estoque", escreve Epstein. "Os números que você tem nos seus livros são verificados regularmente, contando fisicamente seu inventário existente."

. 5 Contas a pagar

Esta conta registra as faturas a serem pagas.

Epstein observa que você deseja "garantir o pagamento das contas em dia", caso contrário, provavelmente entrará em água quente.

Os fornecedores geralmente penalizam as empresas que pagam tarde demais, cortando-as ou colocando-as em contas de dinheiro puro. Por outro lado, se você pagar suas contas antecipadamente, poderá obter descontos e economizar dinheiro dos fornecedores.

6. Custos do escritório

"Esses custos se acumulam se não forem cuidadosamente monitorados na conta de despesas do escritório", diz Epstein.

Como Benjamin Franklin disse : "Cuidado, pouco custo. Um pequeno vazamento afundará um grande navio.

  Cuidado com os baixos custos

Dependendo do tipo de empresa que você administra, isso pode incluir faturas e aluguel de equipamentos de escritório, despesas de viagem e entretenimento.

. 7 Salários e ordenados

Os salários e ordenados dos funcionários são frequentemente as maiores despesas de uma empresa. Além disso, os funcionários acharão lamentável se receberem um pagamento muito atrasado ou mal remunerado do que lhes é devido.

"O gerenciamento preciso dessa conta é essencial, pois garante que todos os relatórios regulatórios sejam arquivados e que os impostos sobre a folha de pagamento sejam pagos", disse Epstein. "E se você não se importar com essa responsabilidade perante o governo, estará em uma água muito quente".

8. Lucros acumulados

Use esta conta para rastrear os lucros reinvestidos no negócio.

"Esta conta é cumulativa, ou seja, mostra um total contínuo de receita que foi retida desde que a empresa foi aberta." Epstein.

A conta é especialmente importante para investidores e credores que precisam acompanhar o desempenho da empresa.

Outras contas contábeis usadas

Dependendo das necessidades individuais da empresa, existem muitas outras contas usadas pelos contadores. Eles incluem:

  • Compras
  • Passivo de empréstimo
  • Patrimônio líquido
  • Contas de capital
  • Draw account
  • Compras
  • Compras

A seguir:

Abordagem contábil: 3 dicas importantes para lembrar

Depois de descobrir o que é a contabilidade e muitas das contas usadas, aqui estão três dicas importantes para uma contabilidade eficaz.

. 1 Fique de olho em tudo

E quero dizer, tudo.

Quando você registra todas as transações, é possível executar contas volumosas para obter as informações financeiras essenciais. Isso ajuda você a tomar decisões estratégicas eficazes.

Além disso, se você mantiver evidências de suas transações e for analisado ou levado à justiça, terá evidências concretas de que não fez nada de errado.

Nos EUA o IRS exige que as empresas mantenham registros de todas as transações por até sete anos .

  O IRS mantém registros

2. Todo o dinheiro deve passar pela conta comercial ou carteira.

Caso contrário, as coisas ficam complicadas rapidamente.

Você pode estar esquecendo de registrar o dinheiro recebido ou gasto. Ou você simplesmente não tem prova de transação, se precisar.

Ambos não são bons.

Pague todos os fundos que você receber diretamente na sua conta comercial ou em uma pequena conta antes de pagar.

. 3 Mantenha as finanças pessoais e de negócios separadas

É fácil, mas para pequenas empresas ou freelancers, é mais fácil dizer do que fazer.

Se você estiver usando uma conta bancária para fins comerciais e pessoais, pode ser que tente gastar o dinheiro necessário nas próximas edições.

Além disso, compras pessoais podem ser confundidas com despesas comerciais.

O melhor que você pode fazer é ter contas separadas para suas transações comerciais. Em seguida, basta transferir dinheiro para sua conta pessoal (como recompensa) para fazer compras pessoais.

Isso mantém as transações da sua conta claras e fáceis de entender.

Vejamos algumas ferramentas agora.

Ferramentas de contabilidade digital [19659021] Existem muitas ferramentas de contabilidade e contabilidade disponíveis online.

Com essas ferramentas, você pode gerenciar mais facilmente as finanças da sua organização e obter informações valiosas com apenas alguns cliques.

Vejamos três das principais ferramentas contábeis e contábeis.

. 1 Wave

Recomendado para: Pequenas empresas com um orçamento apertado.

Custos: Gratuito.

  Wave Accounting Software

Com mais de 2 milhões de usuários em mais de 200 países diferentes, Wave é uma das melhores soluções de software de contabilidade gratuitas disponíveis.

Além disso, ao contrário de muitos outros programas, o Wave não define limites para o número de faturas, estimativas, clientes, relatórios e assim por diante que você pode usar. E você pode até gerenciar várias pequenas empresas com o software.

A decoração também é simples. A Wave University é especialmente útil se você ficar preso. Embora o software seja gratuito, você pode atualizar para uma conta paga para acessar os recursos premium de suporte ao cliente.

O software suporta várias moedas e é integrado ao PayPal Stripe e muito mais. Também existem aplicativos móveis para dispositivos Android e Apple.

Em outras palavras, é totalmente gratuito e oferece ótimos recursos.

#Win

O software foi desenvolvido para pequenas empresas. Portanto, se você administra uma empresa maior, o Wave pode não ter recursos avançados.

O Wave é uma boa opção se você está apenas começando.

. 2 Quickbooks

Recomendado para: Estabeleceu pequenas empresas com requisitos especiais.

Preço: Avaliação de 30 dias e, em seguida, de 5 a 30 dólares por mês.

  Software de contabilidade do Quickbooks

O Quickbooks [19659008] foi criado por Intuit que foi fundado em 1983 e domina contabilidade e finanças pessoais há mais de três décadas.

Com mais de 2,2 milhões de usuários, este software de contabilidade é um dos mais populares na Internet. [19659002] O Quickbooks oferece uma incrível variedade de recursos. Isso inclui contabilidade de entrada dupla, inúmeras opções de relatórios, faturas personalizáveis, suporte de folha de pagamento, várias moedas e muito mais.

Além disso, o Quickbooks pode ser integrado a mais de 200 serviços como Shopify e PayPal

. Existem vários planos diferentes e recursos opcionais. Dessa forma, você pode facilmente selecionar e pagar pelos recursos que deseja.

O Quickbooks também oferece dois aplicativos úteis para dispositivos móveis.

Você também pode usar o software para conectar-se à sua conta bancária. Isso adiciona automaticamente a atividade da conta à sua conta do QuickBooks.

O Quickbooks é ideal para freelancers estabelecidos e pequenas empresas que procuram uma ferramenta de contabilidade avançada e intuitiva.

. 3 Xero

Recomendado para: Empresas estabelecidas que desejam simplificar as coisas.

Preço: Avaliação gratuita de 30 dias e, em seguida, de 9 a 70 dólares por mês.

  Xero Accounting Software

Xero é outro serviço incrível de software de contabilidade online.

Em apenas 10 anos, a empresa abriu escritórios em todo o mundo, atraindo 1 milhão de usuários em mais de 180 países.

Além disso, a Forbes Xero nomeou a " Companhia de Crescimento Inovadora nº 1 ". 19659005] Duas vezes .

Não corresponde à funcionalidade do QuickBooks. Mas o Xero é muito intuitivo de usar e faz jus ao seu lema "Beautiful Accounting Software".

É equipado com todos os principais recursos e funciona com mais de 160 moedas.

Em particular, o recurso de rastreamento de inventário e a capacidade de criar pedidos de compra tornam esse software ideal para empresas de comércio eletrônico.

O Xero também integra diretamente no Shopify e toneladas de outros aplicativos como PayPal e Stripe. Há também um aplicativo móvel que permite rastrear despesas e outras informações em movimento.

Este software de contabilidade é ideal para empresas estabelecidas que procuram um software profissional de contabilidade que seja fácil de usar.

. 4 FreeAgent

Recomendado para: Pequenas empresas que precisam de software de contabilidade econômico.

Preço: US $ 10 / mês por 6 meses e, em seguida, apenas US $ 20 / mês (todas as contas começam com uma avaliação gratuita de 30).

 Ferramentas de contabilidade

O FreeAgent é outro ótimo software de contabilidade isso simplifica a contabilidade para você. Ele não faz o trabalho para você, mas permite que você assuma a responsabilidade por ele.

Você pode facilmente adicionar vários projetos, faturas com várias moedas, usuários e clientes ilimitados e configurar o IVA. Ele também se conecta às suas contas bancárias e permite acompanhar suas despesas ou enviar contas e monitorar o fluxo de caixa.

Idealmente, essa ferramenta contábil é adequada para pequenas empresas com até 10 funcionários.

Resumo executivo: contabilizando seus negócios on-line

A contabilidade é fundamental para o sucesso financeiro de longo prazo.

Sem eles, você pode cometer erros desnecessários que podem ser catastróficos para o seu negócio.

Manter o controle de suas finanças fornece informações valiosas sobre o funcionamento interno de sua empresa. Dessa forma, você pode tomar decisões informadas que o ajudarão a aumentar o desempenho do seu negócio .

Quem é responsável pela contabilidade em sua empresa, você mesmo, um funcionário ou um contratado? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!

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